Poradnik Managera to krótkie wpisy czy artykuły pozwalające na lepsze rozumienie funkcji managerskiej oraz budowanie świadomości w różnych rolach, w tym w roli managerskiej.

Czy trudne rozmowy z klientami, współpracownikami mogą przestać takie być?

Od naszego postrzegania zależy czy definiujemy coś jako trudne, wymagające czy też ciężkie.

Często definiujemy to w takich kategoriach bo nie wiemy jak sobie radzić, nie mamy odpowiedniej wiedzy, wypracowanych zachowań, które będę nas wspierały. Otóż okazuje się, że w niewielkim czasie można bardzo wiele zmienić w tej kwestii.

Właśnie zakończyłam realizacje pilotażu programu Difficult Conversation. Podczas trzech spotkań trwających trzy godziny poznaliśmy zasady Komunikacji bez Przemocy (NVC). Pracowaliśmy nad rozumieniem emocji, doskonaliliśmy empatię, ale również pracowaliśmy z przekonaniami ograniczającymi.

Pewnie powiecie, że wygląda jak program dla coachów.  Tymczasem to program dla każdego, który w swojej pracy buduje relacje z innymi. Program pozwala lepiej komunikować się z innymi, ale również otworzyć się na nowe relacje, a dawne sytuacje zobaczyć w nowych perspektywach. To program, którego zawartość można wykorzystać na różnych polach zarówno zawodowym, jak i prywatnym.

Od ponad roku eksperymentuje z różnymi formami szkoleń, ich długością, ustawieniem procesu. Wszystkie moje doświadczenia pokazują, że ułożenie szkoleń w krótszą formę (3-4 godziną) i utrzymanie procesu podnosi efektywność szkoleń. Jednak najważniejsze, jest to że znacząco wpływa na postawy i zachowania uczestników.

Tak stało się i tym razem. Uczestnicy nie tylko widzą poprawę w zakresie radzenia sobie w trudnych, wymagających sytuacjach, ale też poczynili otwarcie w relacjach, które były w impasie. A najlepszą rekomendacją programu i trenera to feedback uczestników. Dzisiaj usłyszałam: każdy w naszej organizacji powinien przejść takie szkolenie 🙂 

Dla mnie natomiast najcenniejsza w tym całym procesie jest zmiana i obserwowanie tego, że niewielkim nakładem czasu i energii można dokonywać takich istotnych zmian w swoim życiu zawodowym i prywatnym. I jak tu nie kochać tego co się robi.

Dziękuję za zaufanie i współpracę moim partnerom biznesowym. Wygląda na to, że projekt zakończony sukcesem.

A wy jakie macie doświadczenia związane ze szkoleniami?

Czas na zmianę – czas na nową dojrzałą kulturę organizacyjną.

Od jakiegoś czasu wspieram organizacje w transformacji kultury organizacyjnej. Droga choć kręta idzie w kierunku samoorganizacji, turkusowej organizacji. To trudna decyzja, która wymaga wiele wysiłku i determinacji, emocji, czasem odczuwaniu wiele dyskomfortu.

Często słyszę, że można tak budować organizacje na nowo, ale dokonywać transformacji to zbyt trudne, nierealne. Otóż, współpraca z moimi klientami pokazuje, że jest to możliwe, wartościowe i przynosi wiele korzyści choć to proces długoletni.

Chciałabym się podzielić z Wami historią transformacji organizacji  polskiej zatrudniającej około 700 pracowników i dobrze prosperującej od blisko ćwierć wieku.  

Co musi się zatem wydarzyć, żeby taka zmiana była możliwa w dużej organizacji o strukturze rozproszonej, zrzeszającej kilkadziesiąt marek i biznesów?

  1. Decyzja

Organizacja, która zarządzana jest w sposób hierarchiczny, oparta o decyzje głównego decydenta, jednocześnie właściciela i która jest dobrze prosperującym biznesem rzadko decyduje się na dokonanie zmian w sposobie zarządzania. Jeżeli to co dotychczas jest działa to po co zmieniać – często takie powiedzenie nam towarzyszy, towarzyszy ono również moim klientom, ale w tej sytuacji było inaczej.

Świadomy lider to taki, który wie, że rozwój biznesu kończy się tam gdzie kończy się rozwój lidera. Jeżeli nie masz ciekawości w sobie do doświadczania czegoś nowego, nie eksperymentujesz to nie dajesz szansy na podążenie za potrzebami Twoich klientów, otoczenia.

Transformacja zaczyna się od decyzji – chcę zmiany, potrzebujemy jej, jestem gotowy, jesteśmy gotowi. To silne przekonania, które później w chwilach zwątpienia są motorem do dalszego działania. One mają moc i dają moc.

2. Zaufanie

Kiedy ludzie czują się bezpiecznie tworzy się przestrzeń do wzajemnego zaufania i zaangażowania.  Chcemy pracować i otaczać się kolegami, którzy są zainteresowani realizacją wspólnych wizji czy celów, czują zaangażowanie i z chęcią pracują, chcą tworzyć wspólnie i cieszyć się z efektów tej pracy, wnoszą swój potencjał i jednocześnie z chęcią uczą się od innych, rozwijają, są ciekawi tego co dookoła.  Chcemy być traktowani w pracy jak samodzielni dorośli.

 

Ale czy te potrzeby są uniwersalne dla wszystkich, czy wizja takiego środowiska pracy to utopia?

Okazuje się, że wiele z nas tego potrzebuje, wiele z nas tak chce, ale to nie znaczy, że tak potrafimy. Kolejnym krokiem w stronę samoorganizacji była praca nad zbudowanie zaufania w zespole zarządzającym oraz u managerów odpowiedzialnych za kluczowe procesy w organizacji. Prze 6 miesięcy spotykaliśmy się raz w miesiącu aby wspólnie budować zaufanie, uczyć się komunikacji bez przemocy, rozmawialiśmy o odpowiedzialności i emocjach które nam towarzysza.  Postawiliśmy sobie sprecyzowany cel dotyczący zwiększenia zaufania i udało się nam go uzyskać. Ale raz zbudowanie zaufanie nie oznacza, że pozostaje na zawsze. Zaufanie to coś nad czym pracujemy każdego dnia.

3. Odpowiedzialność

Praca nad przyjmowaniem i oddawaniem odpowiedzialności to jak się okazuje ciężka praca. To też ten element budowania partnerstwa i traktowania siebie nawzajem jak dorosłych ludzi. To ciekawy proces pracy ze swoimi przekonaniami, obawami zarówno po stronie managerów jak i pracowników. To proces niełatwy, ale kluczowy w dojrzewaniu organizacji.

I to kolejny etap naszej drogi, którą w sposób indywidualny, ale też grupowy będziemy  przechodzić.

Czego boją się managerowie oddając odpowiedzialność ?

W jaki sposób stworzyć samodzielny zespół?

Samodzielne zespoły wypełnione są osobami, które czują się odpowiedzialne za powierzone im zadania czy role. Odpowiedzialność to temat bardzo ciekawy i złożony. Wraz z moimi klientami pracuje nad tym by mogli rozwijać swoje organizacje w stronę odpowiedzialnych zespołów, bo to kolejny krok do samozarządzania. Aby to uczynić potrzebne są między innymi zaufanie, umiejętność udzielania feedbacku, ale też sporo kompetencji coachingowych aby towarzyszyć w uczeniu się na błędach. Druga strona lustra to oddawanie odpowiedzialności. Zastanawialiście się kiedyś….

Czego boją się managerowie oddając odpowiedzialność ?

Jednym z elementów w ramach warsztatów, które prowadzę wspierając liderów w kierunku partycypacyjnego stylu zarządzania jest właśnie praca nad zagadnieniem odpowiedzialności. Często wówczas pytam managerów o to jakie są korzyści widzą z oddawania odpowiedzialności, ale również o to jakie towarzyszą im obawy. I co ciekawe często to właśnie obaw jest znacznie więcej niż korzyści. Paradoks sytuacji polega na tym, że wielu managerów narzeka na to, że ma nie samodzielny zespół. Mówi o swoim przepracowaniu, przeładowaniu obowiązkami czy odpowiedzialnościami, ale jednocześnie Ci sami managerowie widzą w oddawaniu odpowiedzialności więcej zagrożeń niż korzyści.

Oto kilka z nich:

  •  posądzenie o zrzucenie odpowiedzialności
  • utrata kontroli
  • obawa prze utratą stanowiska, kompetencji
  • gorsza jakość wykonanej pracy, mogące się pojawić błędy
  • trudności w kontakcie z interesariuszem
  • brak informacji oraz wpływu na zadanie
  • duża inwestycja czasu ponieważ trzeba zrobić dwa razy tą samą pracę.

Mając przed sobą wypisaną listę zagrożeń i korzyści pracujemy nad tym z czego wynika tak duży strach przed oddaniem odpowiedzialności. Jak go redukować i jak skutecznie przekazywać odpowiedzialność by druga strona nie miała poczucia zarzucania zadaniami. Nie jest to proces łatwy, a już przede wszystkim szybki. Jednak jest to proces, który prowadzi do stworzenia zespołu pracującego odpowiedzialnie i samodzielnie.

Czasami warto odpuścić i zrobić przestrzeń na nowe

Kilka znanych mi i moim klientom historii :

Kolejny wielki projekt, kolejne zadanie na już, posiedzenie Zarządu, ważny klient, a tutaj nieprofesjonalny kontrahent, pracownik który źle lub wcale nie wykonał zadania, a jeszcze dzieci w przedszkolu, wizyta u dentysty, webinar do wysłuchania, sprawozdanie do przeczytania……  I tak mogę wymieniać bez końca.

Rozpoczęcie roku szkolnego, tysiące propozycji rozwojowych dla dzieci, a gdzie ja w tym wszystkim, może nowe studia, kurs albo coś jeszcze, a może dieta, gdzieś też trzeba upchnąć siłownie. O rany, ale ten plan lekcji fatalny, jak to wszystko ogarnę. Jak w zeszłym roku się udało to w tym też się uda, przecież w rozwój dzieci trzeba inwestować i nie można też zapomnieć o sobie.

 

Zaczynasz się coraz bardziej złościć. Wydaje Ci się że z niczym się nie wyrabiasz i rośnie, rośnie poziom stresu. Podejmujesz pochopne decyzje, bierzesz za wszystko odpowiedzialność. Cierpią współpracownicy i cierpi rodzina, a Ty stwierdzasz, że następnym razem zaczniesz wcześniej. Ale czy to jedyna słuszna droga….

 

Czasem trzeba stanąć z boku, popatrzeć z innej perspektywy. Znaleźć przestrzeń na inne rozwiązanie, które na pierwszy rzut oka wydaje się bardzo trudne, a nawet odpuścić starania o tego pracownika, ten projekt. Niejednokrotnie wiąże się to z przyznaniem się do błędu, że dokonano niewłaściwego wyboru. Koniecznością zmiany postępowania w stosunku do danego pracownika. A czasem po prostu przyznania, że to ponad moje siły i kompetencje, co na tę chwilę wywołuje jedynie strach i nieefektywne działanie.

 

Wielokrotnie pracując z moimi klientami obserwuję jak działają w spirali utartych schematów, zasad, działań i zachowań, które nie przynoszą efektywnych rezultatów. Siedzą w pracy po kilkanaście godzin i biorą jeszcze więcej projektów, zadań żeby się wykazać.

Obserwuję też rodziców, którzy w pędzie za sukcesem, ze strachu że ich dzieciom nie uda się dogonić rówieśników, z potrzeby realizacji ich marzeń albo po prostu w owczym pędzie biegają na tysiące zajęć dodatkowych wierząc że to jedyna słuszna droga do szczęścia ich dzieci, no może kiedyś też ich szczęścia.

Pracując z Zarządami, executive menagerami czy kadrą kierowniczą pracujemy nad przełamaniem tych schematów, zmierzając w kierunku umiejętnego przekazywanie odpowiedzialności, udzielenia właściwego feedbacku i większej efektywności zadań. Podczas procesu coachingowego widać, że zaczynają czuć się pewniej, pracować z większym zaangażowaniem stają się gotowi na to by wyjść ze strefy komfortu i zakwestionować status quo oraz pożegnać dotychczasowe złe mechanizmy. A w konsekwencji pracują lepiej, stają się bardziej świadomi.

Bo wierzę że dobry lider to lider, który się spełnia na każdej płaszczyźnie.

 

Dlaczego warto zainwestować w szkołę coachingu?

Rozmawiając ze swoimi Klientami, często słyszę że ich rozmowy z podwładnymi nie są efektywne, a wręcz współpracownicy ich nie słuchają. Zaczynają się czuć podobnie jak człowiek jadący na rowerze z kwadratowymi. Wiecznie zajęci, wiecznie przemęczeni eksplorując swoją energię, a nie zawsze realizując cele.

Zapytacie się no dobrze ale co z tym wspólnego ma szkoła coachingu ?

Z własnego doświadczenia wiem, że nauka coachingu pozwala rozwija się nam samym . Kształtuje w nas umiejętność bycia tu i teraz, tzn. obecność coachingową, zadawania pytań w sedno a przede wszystkim aktywnego słuchania. Rozwijamy się my, ale to też przekłada się na rozwoju naszych zespołów. Nie chcemy już na siłę zmieniać kwadratów na koła, a towarzyszyć w rozwoju pracownika, który sam dokona zmiany i wyboru koła.
Dobrze wybrana szkoła coachingu nauczy Cię nie tylko zawodu Coacha, ale wpłynie na jakość i poprawę komunikacji z otoczeniem i zwiększy efektywność pracy z zespołem.

Zapraszam na webinar w czwartek 12.07. o 20:30 na którym opowiem o jeszcze innych korzyściach.
Rejestracja: https://hprgroup.clickmeeting.com/dlaczego-warto-z…/register

Case Clinic – narzędzie pracy innowacyjnych zespołów

 Żyjąc w czasach VUCA, kiedy wszystko jest nieprzewidywalne i niepewne a sposobem na poradzenie sobie z trudnościami jest poszukiwanie integralnych i procesowych strategii wykorzystując  (complexity) proste i trafne rozwiązania złożonych problemów ( simplicity)  potrzeba właśnie takich narzędzi jak case clinic. To narzędzie pracy innowacyjnych zespołów,  które szukają rozwiązań adekwatnych do potrzeb sytuacji, ludzi, społeczności.  To narzędzia proste a za razem bardzo skuteczne.

W moim odczuciu jest kilka powodów dla których warto korzystać z tego narzędzia. Sama doświadczyłam pracy z tym narzędziem, brałam udział w eksperymentalnych grupach, ale miałam też okazję obserwować podczas szkoleń i warsztatów jak działa u innych. To co powoduje, że jest skuteczne w poszukiwaniu innowacyjnych rozwiązań to przede wszystkim jego formuła.

  • W trakcie korzystania z tego narzędzia pracuje kilka osób. Praca odbywa się grupowo co zwiększa zaangażowanie każdego z członków zespołu w daną sytuacje problemową czy wyzwanie . Co dwie głowy to nie jedna, a tu można powiedzieć, że tych głów jest kilka. To mogą być osoby związane z daną sytuacja, ale nie tylko. Perspektywa kogoś z zewnątrz jest też bardzo mile widziana. Zatem różne konfiguracje osobowe są możliwe.
  • W swoim założeniu case clinic nakierowane jest na poszukiwanie nowych rozwiązań. To narzędzie powstało z myślą o twórczym rozwiązywaniu problemów i generowaniu nowych, innowacyjnych rozwiązań.
  • W trakcie doświadczenia generowane jest wiele informacji, poszukiwane są różne perspektyw danej sytuacji, problemu w krótkim czasie. W trakcie doświadczenia pracuje nie tylko osoba, która podrzuca temat, ale wszyscy uczestnicy. Generowane jest w krótkim czasie wiele ważnych informacji.

 

  • Uczestnicy mają szanse usłyszenia siebie i otrzymania informacji zwrotnej od siebie nawzajem. W trakcie pracy jest miejsce na feedback, podzielenie się nie tylko opiniami, odczuciami ale również wyobrażeniami.

 

  • Uczestnicy wspólnie generują listę rozwiązań
  • Narzędzie jest ustrukturyzowane co pozwala osadzić go w ramach czasowych
  • To co mocno odróżnia narzędzia od innych to czas na ciszę, czas na pauzę. To moment zatrzymania, który pozwala na kontakt z tym co ważne, pozwala zauważyć kwintesencje sytuacji czy problemu, sięgnąć do sedna, usłyszeć rzeczywistą potrzebę.

Narzędzie Case Clinic świetnie sprawdza się do pracy w organizacjach sformalizowanych ale również w grupach nieformalnych, można stosować go również do wsparcia jednostki. .

Czy wszystkie zespołu mogą stosować to narzędzie?

Tak, choć jego skuteczność wzrasta wraz ze świadomością uczestników. Im więcej zaufania w zespole tym lepsze efekty. Ważna jest też umiejętność udzielania konstruktywnej informacji zwrotnej. Uczestnikom przydaje się też korzystanie z prawej półkuli. Praca kreatywna, wykorzystanie obrazu, metafory i barwnych opisów wspierają innowacje. To co podnosi efekty to również umiejętność słuchania i otwartość na różnorodność.

Zapraszam do doświadczania narzędzia !

Case clinic to narzędzie stworzonego przez Otto Scharmera, twórcy „teorii U” z MIT.